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在國外不得不應(yīng)對的一件事，就是給導(dǎo)師發(fā)郵件。無論是咨詢論文要求，還是尋求幫助，都逃脫不開和導(dǎo)師進(jìn)行溝通。于是，掌握嚴(yán)格的郵件格式技巧就成了必備技能。但是，到底怎么和導(dǎo)師發(fā)郵件?

首先，要搞清楚，什么內(nèi)容適合用郵件溝通，什么不合適~

郵件作為一種溝通方式，雖然回復(fù)方便，但郵件并不是及時(shí)的通訊方式，所以并不是所有的交流都適合通過郵件進(jìn)行。

像以下情況，就適合發(fā)郵件：

電話難聯(lián)系上，不方便見面。比如，不在一個(gè)國家地區(qū)(可能不同時(shí)區(qū))，經(jīng)常外出。

溝通的內(nèi)容并不是很緊急。對于很多人來說，查看電子郵件是工作的一部分，也就是非工作時(shí)間，可能就不看郵件了，有可能一封郵件幾天后才能收到回復(fù)。

需要發(fā)送電子文件，例如課程文檔，表格或論文草稿。

快速分發(fā)信息和通知。 例如，需要發(fā)送給整個(gè)辦公室員工的備忘錄

需要書面通信記錄。如果您需要回顧某人在之前的消息中所說的內(nèi)容，提供某種證據(jù)(例如，產(chǎn)品付款證明)或查看重要會(huì)議的內(nèi)容，則保存重要的電子郵件會(huì)很有幫助。

但是，如果是這以下幾種情況，真的就不要用郵件溝通了!

1、內(nèi)容冗長復(fù)雜，需要詳細(xì)的探討的，最好是當(dāng)面交流。

比如如果希望你的教授能對你的疑惑進(jìn)行詳細(xì)的講解，而不是只是說個(gè)答案的時(shí)候，最好和導(dǎo)師約下時(shí)間。

2、高度機(jī)密的內(nèi)容不適合在郵件里說的。

郵件絕對不是隱私機(jī)密的。請注意，您的消息可能會(huì)在您不知情的情況下轉(zhuǎn)發(fā)給其他人。電子郵件的備份副本始終存儲(chǔ)在服務(wù)器上，即使您已刪除郵件并認(rèn)為郵件已永久消失，也可由相關(guān)方輕松檢索。

3、沖動(dòng)下寫的郵件。

如果你不愿意對某人說些什么，請不要在電子郵件中寫下來。避免沖動(dòng)的語氣和話語引起誤解和誤會(huì)。

最后提醒大家：

郵件一經(jīng)發(fā)送沒法撤回!

郵件一經(jīng)發(fā)送沒法撤回!

郵件一經(jīng)發(fā)送沒法撤回!

重要的事情說三遍!

只要郵件發(fā)過去了，對方就可以憑借郵件為所欲為

而不適合郵件溝通需要當(dāng)面談的事，你可以選擇的是，在郵件里先和導(dǎo)師預(yù)約好時(shí)間。

郵件該如何寫?

說完了適合寫郵件的情況后，就到了最主要的部分，如何給tutor寫一份符合標(biāo)準(zhǔn)的郵件。

學(xué)姐提前為大家整理了一下，有需要的一定要收藏喲~

郵箱地址的建議

如果是學(xué)術(shù)方面的溝通，郵箱地址一定要選取自己在學(xué)校官方的郵箱地址進(jìn)行寫作，選取私人郵件的話很可能被老師認(rèn)為是垃圾郵件。教授更喜歡打開他認(rèn)為更權(quán)威的郵件。

郵箱地址的格式是：

E.g “姓名+@northampton.ac.uk”、“學(xué)生ID+@Birmingham.ac.uk” 或者”姓名+ID+@coventry.ac.uk”等

對于教授的稱呼

每位老師都有著不同的職稱：

“Assistant Professor”、“Associate Professor”or“Professor”or“Lecturer”。

那么我們可以非常具體的寫出老師的title么?

當(dāng)然不是!

大多數(shù)的教授并不希望你用他的職稱來界定和描述他。老師的職稱并不重要，在你的郵件中如何表達(dá)出適合的尊重呢?

一般來說，用這個(gè)公式就絕對沒有問題：

"Dear Professor Last-name."or"Dear DR Last-name"

(后者是確定老師有PHD學(xué)如果你的教授是女士，也可以使用"Mrs."or"Ms."需要強(qiáng)調(diào)的是前者只適合已婚女士，如果你并不確定她的婚姻狀況最好選擇后者。

郵件正文要簡潔明了

如果你的問題并不復(fù)雜，那就逐條羅列出來比較好。直接點(diǎn)題，請避免一個(gè)問題，用4～5行的文字來描述。

如果你的問題是多層面的(比如Dissertation選題等)，最好在教授的辦公時(shí)間使用郵件來進(jìn)行預(yù)約面談，這樣面對面能夠更清楚明了。

在收到教授的回復(fù)郵件時(shí)，請一定要告知教授已收到郵件感謝教授的答疑。

結(jié)尾

With my best regards，Kind regards, Best Wishes,都是常用句式。

如果遇到逢年過節(jié)或者周末的，不要忘記加上一句Happy New Year 會(huì)讓顯得更為禮貌和使人愉快。

這就是給導(dǎo)師發(fā)郵件的主要注意格式啦，大家一定要注意其中的關(guān)鍵點(diǎn)。