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留學生千萬不要給導師發(fā)這樣的郵件!

發(fā)布時間:2022-05-25 文章來源:http://www.yueyitong.cn/

在國外不得不應對的一件事,就是給導師發(fā)郵件。無論是咨詢論文要求,還是尋求幫助,都逃脫不開和導師進行溝通。于是,掌握嚴格的郵件格式技巧就成了必備技能。但是,到底怎么和導師發(fā)郵件?

首先,要搞清楚,什么內容適合用郵件溝通,什么不合適~

郵件作為一種溝通方式,雖然回復方便,但郵件并不是及時的通訊方式,所以并不是所有的交流都適合通過郵件進行。

像以下情況,就適合發(fā)郵件:

電話難聯(lián)系上,不方便見面。比如,不在一個國家地區(qū)(可能不同時區(qū)),經(jīng)常外出。

溝通的內容并不是很緊急。對于很多人來說,查看電子郵件是工作的一部分,也就是非工作時間,可能就不看郵件了,有可能一封郵件幾天后才能收到回復。

需要發(fā)送電子文件,例如課程文檔,表格或論文草稿。

快速分發(fā)信息和通知。 例如,需要發(fā)送給整個辦公室員工的備忘錄

需要書面通信記錄。如果您需要回顧某人在之前的消息中所說的內容,提供某種證據(jù)(例如,產品付款證明)或查看重要會議的內容,則保存重要的電子郵件會很有幫助。

但是,如果是這以下幾種情況,真的就不要用郵件溝通了!

1、內容冗長復雜,需要詳細的探討的,最好是當面交流。

比如如果希望你的教授能對你的疑惑進行詳細的講解,而不是只是說個答案的時候,最好和導師約下時間。

2、高度機密的內容不適合在郵件里說的。

郵件絕對不是隱私機密的。請注意,您的消息可能會在您不知情的情況下轉發(fā)給其他人。電子郵件的備份副本始終存儲在服務器上,即使您已刪除郵件并認為郵件已永久消失,也可由相關方輕松檢索。

3、沖動下寫的郵件。

如果你不愿意對某人說些什么,請不要在電子郵件中寫下來。避免沖動的語氣和話語引起誤解和誤會。

最后提醒大家:

郵件一經(jīng)發(fā)送沒法撤回!

郵件一經(jīng)發(fā)送沒法撤回!

郵件一經(jīng)發(fā)送沒法撤回!

重要的事情說三遍!

只要郵件發(fā)過去了,對方就可以憑借郵件為所欲為

而不適合郵件溝通需要當面談的事,你可以選擇的是,在郵件里先和導師預約好時間。

郵件該如何寫?

說完了適合寫郵件的情況后,就到了最主要的部分,如何給tutor寫一份符合標準的郵件。

學姐提前為大家整理了一下,有需要的一定要收藏喲~

郵箱地址的建議

如果是學術方面的溝通,郵箱地址一定要選取自己在學校官方的郵箱地址進行寫作,選取私人郵件的話很可能被老師認為是垃圾郵件。教授更喜歡打開他認為更權威的郵件。

郵箱地址的格式是:

E.g “姓名+@northampton.ac.uk”、“學生ID+@Birmingham.ac.uk” 或者”姓名+ID+@coventry.ac.uk”等

對于教授的稱呼

每位老師都有著不同的職稱:

“Assistant Professor”、“Associate Professor”or“Professor”or“Lecturer”。

那么我們可以非常具體的寫出老師的title么?

當然不是!

大多數(shù)的教授并不希望你用他的職稱來界定和描述他。老師的職稱并不重要,在你的郵件中如何表達出適合的尊重呢?

一般來說,用這個公式就絕對沒有問題:

"Dear Professor Last-name."or"Dear DR Last-name"

(后者是確定老師有PHD學如果你的教授是女士,也可以使用"Mrs."or"Ms."需要強調的是前者只適合已婚女士,如果你并不確定她的婚姻狀況最好選擇后者。

郵件正文要簡潔明了

如果你的問題并不復雜,那就逐條羅列出來比較好。直接點題,請避免一個問題,用4~5行的文字來描述。

如果你的問題是多層面的(比如Dissertation選題等),最好在教授的辦公時間使用郵件來進行預約面談,這樣面對面能夠更清楚明了。

在收到教授的回復郵件時,請一定要告知教授已收到郵件感謝教授的答疑。

結尾

With my best regards,Kind regards, Best Wishes,都是常用句式。

如果遇到逢年過節(jié)或者周末的,不要忘記加上一句Happy New Year 會讓顯得更為禮貌和使人愉快。

這就是給導師發(fā)郵件的主要注意格式啦,大家一定要注意其中的關鍵點。

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